MICE tourism: 10 consigli per organizzare un evento aziendale di successo

MICE tourism: 10 consigli per organizzare un evento aziendale di successo

Mice tourism: come si organizza un evento aziendale davvero ben riuscito

Il MICE Tourism è una delle nuove frontiere del turismo e l’Italia ne è regina.

Il turismo è un settore in costante evoluzione, in cui nuove tendenze emergono per soddisfare le esigenze di viaggiatori sempre più esigenti e diversificati. Una di queste è il MICE Tourism (acronimo che sta per Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions) che è diventata sempre più popolare negli ultimi anni e di cui l’Italia è regina: infatti, in base alla classifica ICCA, (International Congress and Convention Association) l’Italia è al terzo posto a livello mondiale e seconda in Europa con più di 520 meeting.

Si tratta di una categoria specifica del travel, incentrata sull’organizzazione e la promozione di eventi aziendali, congressi, conferenze, fiere, mostre e riunioni con l’obiettivo di facilitare la comunicazione, la collaborazione e lo scambio di conoscenze tra professionisti.

Tra le tipologie più diffuse troviamo:

  1. Meetings: Questa categoria include riunioni aziendali, workshop, seminari e sessioni di formazione. Gli incontri sono spesso focalizzati sulla discussione di questioni specifiche o sull’approfondimento di un argomento particolare;
  2. Incentives (Incentivi): Gli incentivi sono viaggi, gite di team-building o eventi premio organizzati dalle aziende per motivare e premiare i propri dipendenti o partner commerciali;
  3. Conferences (Conferenze): Le conferenze sono eventi più formali che coinvolgono un gran numero di partecipanti e si concentrano sulla presentazione di ricerche, idee o innovazioni in un determinato campo;
  4. Exhibitions (Esibizioni): Sono le fiere o le mostre in cui le aziende presentano i propri prodotti o servizi a un pubblico mirato con l’opportunità di stabilire contatti commerciali e predisporre nuove offerte.

Il MICE Tourism riveste un’importanza fondamentale per vari motivi: innanzitutto, ha un impatto economico significativo poiché attrae un considerevole flusso di partecipanti provenienti da varie parti del mondo e favorisce lo scambio di conoscenze, innovazioni, ricerche e nuove idee.

Inoltre, supporta lo sviluppo di relazioni commerciali e può svolgere un ruolo chiave nella promozione del turismo portando alla ribalta destinazioni meno conosciute e aprendo, così, nuove possibilità di sviluppo dei territori.

Come organizzare un evento MICE impeccabile in 10 step

Organizzare un evento MICE di successo richiede pianificazione, attenzione ai dettagli e una buona dose di creatività: ecco, allora, 10 consigli su come organizzarne uno impeccabile.

1. Definire obiettivi chiari

Prima di iniziare, è essenziale definire con cura gli obiettivi dell’evento chiedendosi cosa si desidera ottenere e quali messaggi si intende comunicare, così da avere una “guida” nelle decisioni da prendere.

2. Conoscere il pubblico di riferimento

Avere ben chiaro il pubblico a cui è destinato l’evento è imprescindibile in quanto ne influenzerà la portata, la tipologia e il luogo: ad esempio, un viaggio premio per i dipendenti potrebbe richiedere una destinazione di viaggio esotica, mentre una conferenza tecnica una location con strutture avanzate.

3. Stabilire il budget

Occorre stabilire un budget ben preciso in modo da sapere già come affrontare le varie voci di spesa senza sforare e, al contempo, prevedere tutto il necessario per un evento memorabile.

4. Scegliere con attenzione la data

La data di svolgimento deve essere decisa con attenzione per massimizzare la partecipazione evitando sovrapposizioni con altri importanti eventi nella stessa nicchia di riferimento.

5. Pianificare in anticipo

Un punto chiave è poi iniziare a pianificare con largo anticipo: la ricerca e la prenotazione della location ideale possono richiedere tempo, in particolare se si tratta di destinazioni molto gettonate.

6. Valutare l’accessibilità dell’evento

È altresì importante assicurarsi che l’evento sia facilmente accessibile da tutti i partecipanti: ciò significa valutare la vicinanza agli aeroporti, la presenza di mezzi di trasporto e la facilità di raggiungere le strutture ricettive.

7. Sincerarsi sulle strutture offerte dalla location

La location dovrebbe essere in grado di soddisfare tutte le esigenze dell’evento: sincerarsi, quindi, che disponga di adeguate sale conferenze, spazi per l’esposizione, sale riunioni, strutture audiovisive e servizio di catering.

8. Considerare il fascino e l’atmosfera

Anche lo scenario in cui si svolge l’evento può influire sull’esperienza complessiva degli ospiti. Un plus è allora optare per un luogo dal fascino particolare o dall’atmosfera che si abbini al tema o agli obiettivi dell’evento.

9. Controllare le recensioni e i feedback

Ricercare recensioni e feedback da parte di altri organizzatori di eventi MICE che hanno utilizzato la stessa location può fornire preziose informazioni sull’esperienza e sulla qualità del servizio.

10. L’Importanza della scelta della location

Infine, la location può davvero fare la differenza tra un evento memorabile e uno che passa inosservato: dovrebbe essere facilmente raggiungibile per i partecipanti, in grado di soddisfare tutte le esigenze dell’evento (che si tratti di sale conferenze ben attrezzate, spazi per l’esposizione, sale riunioni, strutture audiovisive o servizi di catering), disposta a personalizzare l’esperienza e ad adattarsi alle esigenze specifiche e in uno scenario attraente per contribuire a ricreare una piacevole atmosfera.

Forte Village Resort, il meglio per gli eventi MICE in Sardegna

Una location perfetta per organizzare eventi MICE di successo è il Forte Village, pluripremiato resort nell’incanto di Santa Margherita di Pula, a due passi dalla candida sabbia e dal mare caraibico di Sardegna.

Riconosciuto a livello internazionale come una delle principali destinazioni europee per conferenze e meeting, negli ultimi anni ha espanso ancora di più l’ampia gamma di spazi disponibili con la nuovissima Sala dei Cristalli di circa 500 metri, naturale estensione della Sky Suite, inaugurata nel 2018, con una vista mozzafiato a 360 gradi.

Ogni ambiente può essere personalizzato e adattato per soddisfare tutte le esigenze e le richieste: ad esempio, la sala principale del Centro Congressi, che si estende su 800 metri quadrati, può essere suddivisa in due aree separate.

Vi sono poi altre 4 ampie sale, tra cui la rinnovata Sala Verde, tutte dotate delle più avanzate tecnologie, una zona per mostre e pause caffè, terrazze con vista sul mare, ristoranti e piscine, perfetti per cocktail party, serate di gala e cene indimenticabili.

Fiore all’occhiello è la Forte Arena, un vero e proprio anfiteatro naturale realizzato nel 2016 per ospitare grandi concerti e spettacoli internazionali: si raggiunge comodamente tramite percorsi interni e rappresenta uno spazio all’aperto unico nel Mediterraneo, con una superficie di 13.000 metri quadrati completamente personalizzabili.

La meraviglia si completa con Piazza Luisa, il top per organizzare serate di intrattenimento sulla terrazza della Champagnerie, con tavoli riservati. Qui si affacciano boutique di fama mondiale ed è da sempre il palcoscenico di eventi, serate e concerti per notti indimenticabili.

Ma non è tutto. Il Forte Village mette a disposizione esperienze guidate per esplorare da vicino luoghi di straordinario fascino quali Cagliari, le incantevoli saline, il complesso nuragico di Barumini e le suggestive rovine archeologiche di Nora.

Una notevole attenzione è rivolta anche al benessere, grazie all’Acquaforte Thalasso & SPA, che consente a chi soggiorna di sperimentare i benefici dell’acqua marina in tutte le stagioni grazie al suo percorso di talassoterapia riscaldato. Inoltre, la nuovissima e raffinata Spa privata, immersa nei rigogliosi giardini dell’Acquaforte, dispone di quattro piscine per la talassoterapia, spogliatoi e un ingresso separato, riservato esclusivamente agli ospiti.

Infine ma non per ultimo, propone un’eccezionale offerta gastronomica, personalizzabile in base alle preferenze individuali, ed è uno dei rari resort a vantare un’ampia selezione di ristoranti stellati che possono essere riservati in esclusiva, tutto all’interno della stessa struttura.

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